Die sehr erfolgreiche Zusammenarbeit mit Panvision und dem PANSITE CMS bei der Gestaltung und Weiterentwicklung unseres neuen Intranets basiert auf einer idealen Kombination aus erprobten Standard Softwarekomponenten und - wo notwendig - flexibler Anpassung an die speziellen Bedürfnisse der BERICAP Organisation und Prozesse.

Thomas Schmidt

Group Marketing Director, BERICAP

Panvision relauncht internationales BERICAP-Intranet und setzt neue Standards mit den PANSITE-Projekträumen

Den Informationsaustausch fördern. Alle Mitarbeiter ins Boot holen. Weltweit gemeinsam erfolgreich an Projekten arbeiten. Und alles zu einem fairen Preis: So „geht" Intranet im Jahr 2020! Zusammen mit der BERICAP-Gruppe hat Panvision ein modernes Social-Intranet entwickelt und präsentiert damit einhergehend das neue Modul zur effektiven Kollaboration - die PANSITE-Projekträume.

Die global agierende BERICAP-Gruppe produziert Kunststoffverschlüsse für den Lebensmittel-, Getränke- und Industriemarkt und beschäftigt an 24 Standorten in 21 Ländern etwa 3.500 Mitarbeiter. 3.500 Mitarbeiter, die es gilt mit ihren Ideen, Know-how und Projekten auf einer globalen Plattform kollaborativ zusammenzubringen und so global mit starken Innovationen, konsistenter Qualität sowie einem einwandfreien technischen Service am Markt zu überzeugen. Bisher hat BERICAP zur internen Projektarbeit den Microsoft SharePoint Server eingesetzt, was zwei Nachteile mit sich brachte: Zum einen war dieses System zwar gut strukturiert, aber recht aufwändig in der Administration und als sehr allgemein gehaltene Lösung nur bedingt als individuelles Intranet geeignet. Zum anderen ging der Einsatz und die Anpassung von SharePoint mit enormen Lizenzkosten für das Unternehmen einher.

Ablösung des Intranets durch Panvision

Die Aufgabe für Panvision bestand darin, das zuvor standardisierte Konzept der Dateiverwaltung in ein lebendiges, einfach administrierbares Intranet zu verwandeln, das zur Projektarbeit im Team einlädt und von jedem Mitarbeiter intuitiv bedient werden kann. Umgesetzt wurde das Vorhaben mit dem Content Management System PANSITE, das alle wichtigen Funktionen für die Erstellung, Verteilung und Bereitstellung von Content mit sich bringt und durchdachte, interaktive Module bereitstellt, die das Nutzererlebnis verbessern und so die Akzeptanz bei den Mitarbeitern steigern.

Gebündelte Team-Power: Die PANSITE Projekträume

Entstanden ist ein Intranet, das international von allen Mitarbeitern der BERICAP-Gruppe genutzt werden kann und einen zentralen Zugriff auf unternehmensinterne Dokumente ermöglicht. Im Mittelpunkt stehen dabei die PANSITE Projekträume, ein von Panvision neu entwickeltes Modul zur kollaborativen Arbeit an Projekten, das sowohl die Teamkommunikation als auch die Art und Weise, wie Dokumente bearbeitet werden, vereinfacht. Ermöglicht wird dies durch den konzeptionellen Gedanken, alle Komponenten, die für die gemeinsame Bearbeitung eines Projekts erforderlich sind, an einer zentralen Stelle im Intranet zusammenzuführen: dem Projektraum. 

Wo sonst Dokumente über einen File-Explorer abgerufen und bearbeitet werden, die Kommunikation per E-Mail oder über eine zusätzliche Chat-Software erfolgt und eine Dokumentation all dieser Vorgänge kaum mehr möglich ist, liefern die PANSITE Projekträume eine Arbeitsumgebung, die zur zentralen Anlaufstelle für alle Projektbeteiligten wird, ohne dafür eine weitere Anwendung nutzen zu müssen. Projekträume können dabei beliebig oft und auf jeder Seite des Intranets als Spezialelement eingebunden werden und bestehen in der Regel aus zwei Komponenten:

Dokumentenverwaltung & Team-Chat

Mit Hilfe der Dokumentenverwaltung, die in ihrer Funktion einer Drop-Box ähnelt, können einzelne Dokumente, aber auch ganze Ordner mitsamt ihrer Struktur abgelegt, ausgecheckt, direkt an Ort und Stelle mit Microsoft Office bearbeitet – und versioniert wieder eingecheckt werden. Währenddessen ist das Dokument zur Bearbeitung durch andere Nutzer gesperrt, damit es nicht zu Überschneidungen kommt. Für eine lückenlose Dokumentation aller Bearbeitungsschritte sorgt die integrierte Versionskontrolle, die sowohl den Upload einer neuen Version der Datei, als auch das Beobachten von Änderungen sowie den Wechsel zu einer vorherigen Version ermöglicht.

Dank der Verwendung des WebDAV-Protokolls (Web-based Distributed Authoring and Versioning) werden Änderungen an Dateien immer auf dem Server vorgenommen und keine lokalen Kopien angelegt, was den oft gefürchteten Wildwuchs im Dateisystem verhindert. Zudem ist es mit Einsatz des Protokolls möglich, das Dateisystem der Projekträume als ganz normales Laufwerk im „vertrauten“ Windows File-Explorer des eigenen PCs anzeigen zu lassen und Dateien von dort aus direkt zu bearbeiten. Hierbei profitiert der Nutzer von den erweiterten Funktionen des File-Explorers, indem er jedes Dokument aus den Projekträumen mit den lokal installierten Programmen auf seinem PC bearbeiten kann.

Der optional verfügbare Team-Chat kann genau wie die Dokumentenverwaltung auf einer Projektseite platziert werden und entspricht dem Look & Feel eines üblichen Messengers. Neben der Funktion, reine Textnachrichten auszutauschen, können im Chat auch Dateien und Bilder hochgeladen werden. Die Beiträge werden unter dem Namen des jeweiligen Redakteurs angezeigt und können thematisch sortiert werden, um den Chat übersichtlich zu halten und wichtige Informationen schneller auffindbar zu machen. Dabei können die Nutzer ihre Beiträge im Nachhinein noch bearbeiten – Projektraumverantwortliche können zudem einzelne Beiträge oder auch ganze Themen bearbeiten und löschen.

Die individuellen Zugriffsrechte der Mitarbeiter auf die einzelnen Bereiche des Intranets wie z. B. Redaktions-, Lese- oder Schreibrechte werden über Gruppen zentral verwaltet. Je nach individueller Rechtevergabe können bestimmte Personen somit Dokumente eventuell nur lesen – oder auch auschecken und bearbeiten. Bei Nichtgebrauch, etwa nach Beendigung eines Projekts, können die Projekträume einfach wieder gelöscht werden.

Fazit

Das neue BERICAP Intranet bietet den weltweit verteilten Mitarbeitern eine Plattform für einen gegenseitigen Austausch und die gemeinsame Arbeit an Projekten. Es ist intuitiv zu bedienen und in verschiedene Unternehmensbereiche (Departments) gegliedert, in denen die Mitarbeiter schnell Zugang zu den jeweiligen Projekten haben. Die PANSITE-Projekträume bieten eine durchdachte und praxisorientierte Alternative zur administrations- und kostenaufwändigen Microsoft SharePoint-Lösung und beschleunigen die abteilungs- und standortübergreifende Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Hierdurch wird der E-Mail-Verkehr deutlich reduziert, Prozesse vereinfacht und Wissensressourcen gebündelt, da alle Abteilungen auf eine gemeinsame Datenbank zugreifen.