Neues Tool für die Aufgaben- und Terminplanung
bei SIGNAL IDUNA

Eine effiziente Personalplanung kann je nach Größe des Unternehmens zu einer großen Herausforderung werden. Die Koordination mehrerer Mitarbeiter und Projekte erfordert einiges an Organisationsaufwand und beim Einsatz der zur Verfügung stehenden Arbeitskräfte müssen viele Faktoren berücksichtigt werden. Um eine Überlastung der einzelnen Mitarbeiter bzw. Engpässe bei der Projektplanung zu vermeiden, hat Panvision für die Versicherungsgruppe SIGNAL IDUNA eine webbasierte Anwendung zur Aufgaben- und Terminplanung entwickelt.

Entstanden ist ein Tool, das die Aufgaben und Termine in ihrem zeitlichen Verlauf und den jeweils beteiligten Personen darstellt. Mitarbeiter können so unter Berücksichtigung ihres gesetzlichen Urlaubsanspruchs auf die verschiedenen Aufgaben verteilt werden und es wird angezeigt, wo und wann es zu Engpässen kommt. Dabei ist für den Anwender keine Installation erforderlich, denn das Tool ist vollständig browserbasiert.
Den Aufgabenbeteiligten lassen sich unterschiedliche Rollen sowie die Dauer ihrer Mitarbeit zuweisen. Der jeweilige Vorgesetzte prüft daraufhin die eingegebenen Daten und erteilt anschließend die Freigabe. Berechtigte Personen können nun sehen, in welcher Rolle, für welche Aufgaben und in welchem Zeitraum ein bestimmter Mitarbeiter beteiligt ist.

Praktisch ist außerdem, dass der Nutzer aus verschiedenen Ansichtsoptionen auswählen kann.
So kann zum Beispiel die detaillierte Blätteransicht gewählt werden, die den wöchentlichen Projektstatus abruft, oder man bewegt sich scrollend von Monat zu Monat. Mit der Jahresansicht erhält man im Handumdrehen einen Überblick über die langfristige Planung. Darüber hinaus kann nach voreingestellten Kategorien gefiltert- oder per Volltextsuche nach selbst gewählten Stichworten gesucht werden. Alternativ besteht die Möglichkeit, „alle Aufgaben und Termine“ auszuwählen.

Neben der Aufgabenplanung kann auch die Terminplanung mit dem Tool erfolgen.
Die Terminübersicht gibt einen Überblick über Urlaubs-, Freizeit- und Seminartage sowie Dienstreisen, wobei die Ansichtsoptionen analog zum Aufgabenplan gestaltet sind: Auch hier lässt sich durch aktuelle Termine blättern, von Monat zu Monat scrollen oder schauen, wie die Termine über das Jahr verteilt sind.

Um jederzeit die Urlaubsplanung im Blick zu behalten, erscheinen in der Terminübersicht für jeden Nutzer vier Zahlen neben dessen Namen. Diese zeigen ihm seinen Gesamturlaubsanspruch im laufenden Jahr, die geplanten Urlaubstage, die verbleibenden Urlaubstage und seine Freizeittage an. Durch das Überfahren dieser Zahlen mit dem Mauszeiger erscheinen weitere Details.
Um die privaten Daten der Mitarbeiter zu schützen, können außer der betreffenden Person selbst nur die vorgesetzten diese Informationen einsehen.

Filtert man in der Terminübersicht nach einer bestimmten Abteilung, wird die Anzahl der Mitarbeiter, die an diesem Tag aus der jeweiligen Abteilung zur Verfügung stehen, angezeigt. Sobald die Mindestanzahl der Mitarbeiter unterschritten wird und dadurch Engpässe entstehen, erhält der Vorgesetzte eine Warnung und kann, wenn nötig, korrigierend eingreifen.