Vorgangssteuerung bei Signal Iduna
und dem VSV

Unternehmensinterne Vorgänge zentral planen und steuern zu können, erleichtert die tägliche Koordination von Mitarbeiterressourcen und Aufgaben. Zu diesem Zweck hat Panvision für Signal Iduna und den VSV eine Applikation entwickelt, mit dem sich Vorgänge aller Art intuitiv und unkompliziert steuern lassen.

Nach dem Login über die Unternehmenswebsite erhält der Benutzer einen Überblick über die verschiedenen internen Vorgänge wie Tagungen, Verhandlungen, Projekte und Mitgliedsanfragen. Diese werden in Form einer TODO-Liste dargestellt, in der angezeigt wird, ob ein Vorgang aktuell bearbeitet wird und ob weitere Personen daran beteiligt sind. Werden einem Vorgang Informationen oder Dokumente angefügt, die andere Mitarbeiter zur Bearbeitung benötigen, so erscheinen auch diese in der Übersicht.

Um einen Vorgang anzulegen, wird dieser mit dem aktuellen Datum, einer Beschreibung sowie Schlüsselwörtern versehen - und schließlich einem zuständigen Mitarbeiter zugeordnet, der für den weiteren Verlauf verantwortlich ist. Dieser ist berechtigt, zusätzliche Mitarbeiter in den Vorgang einzubinden und Aufgaben entsprechend zu verteilen. Die betreffenden Personen erhalten eine automatische Benachrichtigung über die Zuteilung und die Aufforderung, diese zu bestätigen. Um die Kommunikation rund um einzelne Vorgänge zu erleichtern, können Kommentare verfasst und Nachrichten an andere Mitarbeiter versendet werden.

In der Vorgangssteuerung hat jeder Anwender die Möglichkeit, sich seine persönliche TODO-Liste anzeigen zu lassen, in der nur die Vorgänge aufgelistet werden, die ihn selbst betreffen. Durch die in der Suche integrierte Filterfunktion kann er beispielsweise gezielt nach Vorgängen suchen, an denen er selbst beteiligt ist oder die er zusammen mit einer bestimmten Person bearbeitet hat.

Um festzulegen, wann eine Aufgabe erledigt sein muss, können alle Vorgänge mit einer Bearbeitungsfrist versehen werden, mit deren Ablauf der Manager eine Erinnerungsmail erhält. So können Fristen nicht unbemerkt überschritten werden und die Mitarbeiter haben jederzeit einen Überblick über abgeschlossene, laufende und bevorstehende Vorgänge.

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